Plan / Actual การรายงาน % ความก้าวหน้างาน จาก แผนงานเปรียบเทียบผลงานหน้า...

 การรายงาน %ความก้าวหน้างานจริง เทียบกับ %งาน ที่วางแผนไว้ ด้วย MS Project

โพสต์โดย niks projects แปลโดย Mybuilt channel

ใน MS Project ไม่ได้แสดงคอลัมที่เปรียบเทียบระหว่าง % ความก้าวหน้างาน ตามแผนงานที่วางไว้ เทียบกับ ผลงานจริงที่เกิดขึ้น ณ เวลานั้นๆ ผมจะอธิบายวิธีสร้างทำตามขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 01 : คำนวณระยะเวลาเป็นวัน (duration in days)

MS Project เก็บระยะเวลาเป็นนาที ดังนั้นเพื่อใช้ระยะเวลาเป็นวัน ในการคำนวณของเรา สร้างฟิลด์หมายเลขที่กำหนดเองและตั้งชื่อเป็น “Duration in Days”

วิธีการทำ : ใน MS Project คลิกขวาที่คอลัมน์ใดก็ได้ แล้วเลือกแทรกคอลัมน์ จากนั้นเลือกฟิลด์ที่มีชื่อว่า “Number 1” และกำหนดชื่อเป็น “Duration in Days” จากนั้นคลิกขวาที่คอลัมน์ที่เพิ่งแทรกใหม่และเลือก "ปรับแต่งฟิลด์" Custom Fields ในแอตทริบิวต์ที่กำหนดเองคลิกที่ปุ่มตัวเลือก 'สูตร' และพิมพ์สูตรดังต่อไปนี้ ในส่วนถัดไปคลิก 'ใช้สูตร' จากนั้นคลิกตกลง

Formula 1 : Val(ProjDurConv(Duration, pjdays)) 

ขั้นตอนที่ 02 : คำนวณวันที่ผ่านไป  “Elapsed Days”

ขึ้นอยู่กับการกำหนด วันที่เริ่มต้นของโครงการ และวันที่คำนวณสถานะความก้าวหน้า นี่เป็นสิ่งจำเป็นในการคำนวณเปอร์เซ็นต์ความก้าวหน้าของงาน (การคำนวณความก้าวหน้างานตามแผนงาน อ้างอิงระยะเวลาในการคำนวณ)

วิธีการทำ : ใน MS Project คลิกขวาที่คอลัมน์ใดก็ได้แล้วเลือกแทรกคอลัมน์ จากนั้นเลือกฟิลด์ที่มีชื่อว่า “Number 2” และกำหนดชื่อเป็น วันที่ผ่านไป “Elapsed Days”จากนั้นคลิกขวาที่คอลัมน์ที่เพิ่งแทรกใหม่และเลือก "ปรับแต่งฟิลด์" Custom Fields ในแอตทริบิวต์ที่กำหนดเองคลิกที่ปุ่มตัวเลือก 'สูตร' และพิมพ์สูตรดังต่อไปนี้ ในส่วนถัดไปคลิก 'ใช้สูตร' จากนั้นคลิกตกลง

Formula 2 : IIf(ProjDateDiff(Start,[Status Date])/480>=Val(ProjDurConv([Baseline Duration],pjDays)),Val(ProjDurConv([Baseline Duration],pjDays)),IIf(DateDiff(“d”,[Baseline Start],[Status Date])<=0,0,ProjDateDiff(Start,[Status Date])/480))

ขั้นตอนที่ 03 : การคำนวณเปอร์เซ็นต์ความก้าวหน้างานตามแผน (Planned Percentage complete)

%ความก้าวหน้างานตามแผน (Planned % complete) จะคำนวณตามฟิลด์ ‘วันที่ผ่านไป’ (Number 2) และ ‘ระยะเวลาเป็นวัน’ (Number 1) ที่สร้างขึ้นในขั้นตอนข้างต้น

วิธีการทำ : ใน MS Project คลิกขวาที่คอลัมน์ใดก็ได้แล้วเลือกแทรกคอลัมน์ จากนั้นเลือกชื่อฟิลด์เป็น ‘Number 3’ และกำหนดชื่อเป็น “%ความก้าวหน้างานตามแผน” (Planned % complete) จากนั้นคลิกขวาที่คอลัมน์ที่เพิ่งแทรกใหม่และเลือก "ปรับแต่งฟิลด์" ในแอตทริบิวต์ที่กำหนดเองคลิกที่ปุ่มตัวเลือก 'สูตร' และพิมพ์สูตรดังต่อไปนี้ ในส่วนถัดไปคลิก 'ใช้สูตร' จากนั้นคลิกตกลง

Formula 3 : Number2/Number1

ขั้นตอนที่ 04 : จัดรูปแบบ % ความก้าวหน้างานตามแผนที่วางไว้

หากต้องการแสดงฟิลด์เปอร์เซ็นต์สมบูรณ์เป็นข้อความที่มีเครื่องหมาย% ให้สร้างคอลัมน์ฟิลด์ข้อความใหม่และในรูปแบบสูตรฟิลด์ Number3

วิธีการทำ: ใน MS Project คลิกขวาที่คอลัมน์ใดก็ได้แล้วเลือกแทรกคอลัมน์ จากนั้นเลือกชื่อฟิลด์เป็น "text1" และกำหนดชื่อเป็น “Planned % Complete”.  จากนั้นคลิกขวาที่คอลัมน์ที่เพิ่งแทรกใหม่และเลือก "ปรับแต่งฟิลด์" ในแอตทริบิวต์ที่กำหนดเองคลิกที่ปุ่มตัวเลือก 'สูตร' และพิมพ์สูตรดังต่อไปนี้ ในส่วนถัดไปคลิก 'ใช้สูตร' จากนั้นคลิกตกลง

Formula 4 : Format(Number3, “0%”)

หวังว่าสี่ขั้นตอนนี้ จะช่วยให้ท่านสามารถรายงานความก้าวหน้า ที่เทียบระหว่างแผน กับ ผล ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น