อยากเป็นผู้จัดการขั้น ต้องทำอย่างไร EP01- กลยุทธ์
การกำหนดเป้าหมาย (goal setting)
เป็นกระบวนการ กำหนดจุดมุ่งหมายที่ท่านวางแผนที่จะบรรลุมัน เป็นหนึ่งในงานที่สำคัญของการบริหารจัดการโครงการ
เมื่อท่านกำหนดเป้าหมาย ท่านก็ต้องยึดมั่นต่อผลลัพธ์ว่า ท่านจะสามารถบรรลุมันได้จากการกระทำของท่านเองหรือโดยลูกน้องของท่าน
การกำหนดเป้าหมาย จะทำให้เกิดความเป็นไปได้ ที่จะทุ่มเททรัพยากรและเวลาที่จำกัด ไปในสิ่งที่มีความสำคัญสูงสุด
รวมทั้งเป็นตัวกำหนดแนวทางในการปฏิบัติ
เรามาเริ่มต้นด้วยคำว่ากลยุทธ์ เป้าหมายของโครงการ
(goal) ต้องเกิดมาจากคำว่า กลยุทธ์ (strategy) ของการบริหารจัดการโครงการ
ถ้ากลยุทธ์คือ การเป็นผู้นำตลาดการก่อสร้าง ด้วย TCQ : Time+Cost+Quality ดังนั้นเป้าหมายของพนักงานหน่วยงานและองค์กรของท่าน
ก็ต้องสนับสนุนกลยุทธ์นั้น อันที่จริงแล้ควรมีป้าหมายที่เชื่อมโยงกัน และเป็นไปในแนวทางเดียวกันตั้งแต่ระดับบนลงล่าง
ดังเช่นที่อธิบายไว้ใน
ภาพที่ 1-1
ในภาพนี้ เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ (strategic goal) ของ บริหารจัดการโครงการก่อสร้างจะอยู่ในระดับสูงสุด
แต่ละหน่วยงานจะมีเป้าหมายของตัวเอง ที่สนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์โดยตรง
ภายในแต่ละหน่วยงานนั้น ทีมงานและบุคคลแต่ละคนล้วนมีเป้าหมายที่ได้รับมอบหมาย
ซึ่งจะสนับสนุนเป้าหมายของหน่วยงานของพวกเขาเช่นกัน พลังที่แท้จริง ของเป้าหมายที่ถ่ายทอดต่อลงมาในระดับต่างๆ
ก็คือ การเป็นไปในแนวทางเดียวกันกับจุดมุ่งหมายสูงสุดขององค์กร
ในเชิงทฤษฎีแล้ว พนักงานทุกคนควรจะเข้าใจเป้าหมายของพวกเขาเอง
ว่ามันจะช่วยสนับสนุนเป้าหมายของหน่วยงานได้อย่างไร และกิจกรรมของหน่วยงานนั้น จะมีผลอย่างไร
ต่อวัตถุประสงค์ทางกลยุทธ์ (strategic objec-tives) ของบริหารจัดการโครงการก่อสร้าง
เป้าหมายของบริหารจัดการโครงการก่อสร้าง ควรจะจัดระดับ จากบนลงล่างหรือล่างขึ้นบน
?
วิธีการทั่วไป 2
วิธีที่ใช้ในการกำหนดเป้าหมายก็คือ การกำหนดจากระดับบนลงล่าง (Top-down) และจากล่างขึ้นบน
(bottom-up)
ในการกำหนดเป้าหมายจากระดับบนลงล่างนั้น
ผู้บริหารจะเป็นคนกำหนดเป้าหมายกว้างๆ ไว้
และพนักงานแต่ละคนจะได้รับมอบหมายแผนงานและวัตถุประสงค์ที่สอดคล้องสนับสนุนเป้าหมายกว้างๆ
เหล่านั้น วิธีนี้เหมาะสมที่สุด เมื่อพนักงานต้องการได้รับการกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด
หรืออาจจะยังใหม่กับองค์กร หรือไม่คุ้นเคยกับแผนงานเป้าหมายของหน่วยงานและของบริษัท
ส่วนการกำหนดแผนงานเป้าหมายจากระดับล่างขึ้นบนนั้น
พนักงานจะตั้งเป้าหมายของตนเองขึ้นมา
และผู้จัดการโครงการของพวกเขาก็จะรวมเป้าหมายเหล่านี้เข้าไปในแผนงานเป้าหมายระดับที่สูงขึ้นไป
วิธีการกำหนดจาก ล่างขึ้นบนนี้เหมาะสมที่สุดเมื่อพนักงานควบคุมดูแลตัวเองได้ และเมื่อพวกเขาเข้าใจทั้งกลยุทธ์ของการบริหารจัดการโครงการ
ความต้องการของลูกค้า และบทบาทของพวกเขาในกระบวนการเหล่านี้เป็นอย่างดีแล้ว ซึ่งการกำหนดแผนงานเป้าหมายทั้งสองวิธีนี้
จะได้ผลมากที่สุดก็ต่อ เมื่อพนักงานมีส่วนร่วมหรือเกี่ยวข้องในกระบวนการนี้
การมีส่วนร่วมนั้นจะเป็นตัวช่วยเพิ่มความทุ่มเทของพนักงาน แต่ก็ต้องแน่ใจว่า วัตถุประสงค์นั้นเป็นที่เข้าใจ
และสามารถสร้างความรับผิดชอบ ที่ตรวจสอบได้ลงไปในทุกระดับ ทั้งนี้ ผู้จัดการโครงการ
จะเป็นคนเลือกเป้าหมายและแจกจ่ายมันออกไป อย่างไรก็ตาม ความเชื่อถือย่อมเป็นสิ่งที่คงอยู่ได้
ถ้าผู้จัดการโครงการ สื่อสารเกี่ยวกับแผนงานเป้าหมายที่พนักงานแต่ละคนได้รับด้วยการเน้นย้ำให้พวกเขารู้ว่า
ทำไมมันจึงมีความสำคัญ และพวกเขาจะจัดมันเข้าไปรวมอยู่ในกลยุทธ์ของหน่วยงานได้อย่างไร
โดยส่วนใหญ่แล้ว เป้าหมายของโครงการ จะถูกกำหนดจากกระบวนการที่ใช้ทั้ง 2
วิธีข้างตันนี้ร่วมกัน ผู้บริหารจะไม่ตั้งวัตถุประสงค์ขึ้นมาโดยไม่ปรึกษาใครเลย
หรือพนักงานเองก็ไม่ได้มีอิสระในการกำหนดแผนงานเป้าหมายของตัวเองมากนัก แต่แผนงานเป้าหมายของหน่วยงานและบุคคล
จะถูกกำหนดจากกระบวนการเจรจาและประชุมปรึกษาหารือร่วมกันด้วยเหตุด้วยผล ระหว่างผู้บริหารและพนักงาน
ว่าอะไรเป็นประเด็นที่สำคัญและมีความเป็นไปได้มากที่สุด
